MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO

PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

BEMARKETING S.A.S.

Versión 2018-01

CONTENIDO

 

CAPÍTULO I. GENERALIDADES…………………………………………………………………………………………………….. 4

Artículo 1. GENERALIDADES………………………………………………………………………………………………………. 4

Artículo 2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES…………………………………………………….. 4

Artículo 3. DEFINICIONES…………………………………………………………………………………………………………. 5

Artículo 4. PRINCIPIOS…………………………………………………………………………………………………………….. 7

CAPÍTULO II. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Artículo 5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR…………………… 8

5.1.  Casos en que no se requiere autorización………………………………………………………………………………… 9

5.2.  Revocatoria De La Autorización……………………………………………………………………………………………. 9

Artículo 6. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013…………………………… 10

CAPÍTULO III. DERECHOS DE TÍTULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO…………………………… 10

Artículo 7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES………………………………………………………….. 10

7.1.  Derechos Del Titular Del Dato…………………………………………………………………………………………….. 10

7.2.  Derechos de los Niños y Adolescentes…………………………………………………………………………………… 11

7.3.  Personas Autenticadas para Ejercer los Derechos del Titular………………………………………………………… 11

Artículo 8. DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO………………………………………….. 12

CAPÍTULO IV. MECANISMOS Y TÉRMINOS DE PROCEDIMIENTOS………………………………………………………….. 13

Artículo 9. MECANISMOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DEL TITULAR……………………………………………….. 13

9.1. Requerimientos para el Ejercicio de los Derechos del Titular…………………………………………………………. 14

Artículo 10. TÉRMINOS DE PROCEDIMIENTOS………………………………………………………………………………… 14

10.1.  Términos Para Responder Preguntas o Peticiones……………………………………………………………………. 14

10.2.  Términos Para Resolver Los Reclamos…………………………………………………………………………………. 15

10.3.  Términos Para Corrección, Actualización O Supresión De Datos……………………………………………………. 15

Artículo 11.REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD………………………………………………………………………………….. 16

CAPÍTULO V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES…………………………………………………. 16

Artículo 12. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS……………………………………………………………………… 16

12.1.  Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos………………………………………………………………… 16

12.2.  Finalidades Para el Tratamiento de Datos de Proveedores………………………………………………………….. 17

12.3.  Finalidades Para el Tratamiento de Datos de Clientes……………………………………………………………….. 17

12.4.  Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos de Empleados………………………………………………. 18

12.5.  Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos de Logísticos y Comerciales……………………………….. 18

12.6.  Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos de Socios y Junta Directiva………………………………… 19

CAPÍTULO VI. AVISO DE PRIVACIDAD…………………………………………………………………………………………… 19

Artículo 13. AVISO DE PRIVACIDAD…………………………………………………………………………………………….. 19

CAPÍTULO VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, MODIFICACIÓN A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS, Y VIGENCIA              20

Artículo 14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN……………………………………………………………………………….. 20

Artículo 15. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES………………………….. 21

Artículo 16. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN……………………………………………………………………………… 21

Artículo 17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES…………………………………….. 21

 

CAPÍTULO I. GENERALIDADES

 

Artículo 1. GENERALIDADES

BeMarketing S.A.S., propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar y a la libertad de recibir información veraz e imparcial, a fin de que toda persona tenga la facultad para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información concerniente a sí misma y que se recopile en nuestras bases de datos, para lo cual hemos adoptado el presente MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, bajo el cual se formulan los lineamientos en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que se realiza de la información personal, en el desarrollo del objeto social.

 

El Presente Manual de Políticas y Procedimientos Para el Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y a la legislación que regula el tratamiento de datos personales, la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

BeMarketing S.A.S. garantiza que la información personal se obtiene directamente del titular de los datos, quien deberá suministrar voluntariamente su consentimiento previo, expreso y calificado a través de los diferentes medios de consentimiento proporcionados al titular como son el formato de autorización de tratamiento de datos personales o su solicitud de aprobación a través de correo electrónico, mensaje de texto u otros medios físicos o electrónicos.

 

El Titular del Dato inscribe su información de manera libre y voluntaria ante BeMarketing S.A.S y certifica conocer y aceptar los términos del Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, que se aplicará a cualquier medio de registro de información personal, Manual que se encuentra expuesto de manera pública y asequible en nuestro sitio web.

 

Artículo 2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RAZÓN SOCIAL: BeMarketing S.A.S., sociedad por acciones simplificada inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín el 25 de febrero de 2008 en el libro 9 bajo el No. 2331.

 

NIT: 900.202.732-5

 

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Carrera 77 A No. 45 F 27, Medellín – Antioquia.

CORREO ELECTRÓNICO: administrativo@bemarketing.com.co

 

 

PORTAL WEB: www.bemarketing.com.co

TELÉFONO: (4) 444 0040

BeMarketing S.A.S. administra el Tratamiento de Datos Personales, sin embargo se reserva el derecho de delegar el tratamiento a un tercero, garantizando el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento y la confidencialidad de los datos que se almacenan.

 

Artículo 3. DEFINICIONES

La presente política de tratamiento de datos personales, hace uso de las definiciones plasmadas en este capítulo, en concordancia con la normatividad vigente1. Es importante que el Titular del Dato conozca de los siguientes términos a fin de una mejor comprensión del presente documento:

 

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

 

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato público: dato fuera de la clasificación de semiprivado, privado o sensible. Pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, boletines y gacetas oficiales, sentencias judiciales ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Los datos públicos más comunes son: el estado civil, profesión, oficio, calidad de comerciante o de servidor público.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de BeMarketing S.A.S. como Responsable de los datos.

 

Datos sensibles: es la información del Titular que puede afectar su intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como que revelen su origen racial o étnico, orientación política, religiosa o filosófica, datos relacionados con la salud, vida sexual, pertenencia a sindicatos y organizaciones sociales.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos.

                                                                                                                                                                                                                                               5

 

1 Las definiciones contenidas en el presente documento hacen parte de la normatividad vigente en Colombia para el tratamiento de datos personales, Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

                                                                                                                                                                                                                                               6

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de BeMarketing S.A.S.

 

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Política de Tratamiento: hace referencia a la presente Política, donde se establecen los criterios para el tratamiento de los Datos Personales.

 

Proveedor: toda persona natural o jurídica que preste sus bienes o servicios a BeMarketing S.A.S.

 

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero).

 

Empleado: toda persona natural que preste un servicio a BeMarketing S.A.S. en virtud de un contrato laboral.

 

Transferencia: es el envío por parte de BeMarketing S.A.S. y/o del Encargado del Tratamiento de Datos Personales, a un receptor dentro o fuera de Colombia, para el Tratamiento.

 

Trasmisión: comunicación de los datos personales a un Encargado, dentro o fuera del territorio nacional, quien los recibe de parte del Responsable, para su Tratamiento.

 

Artículo 4. PRINCIPIOS

 

BeMarketing S.A.S. aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

 

Principio de legalidad: el tratamiento de datos personales se sujetará a lo establecido en las disposiciones normativas sobre la materia.

 

Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recolectados, almacenados, depurados, analizados, actualizados por BeMarketing S.A.S. y/o por los encargados, atenderá la finalidad legítima informada al Titular de los datos personales.

 

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales se llevará cabo con el

 

consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

 

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

Principio de transparencia: el tratamiento de datos personales garantizará el derecho del Titular a obtener de BeMarketing S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de los datos que le conciernen.

 

Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

 

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por BeMarketing S.A.S. será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con algunas de las labores que comprende el tratamiento.

 

CAPÍTULO II. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Artículo 5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

BeMarketing S.A.S. dará a conocer previo a la autorización del Titular, su Manual de Políticas y Procedimientos Para El Tratamiento de Datos Personales y la finalidad por la cual realiza la recolección de datos.

 

BeMarketing S.A.S. podrá recolectar los datos personales por medios físicos, escritos, orales, digitales y/o técnicos automatizados que permitan recibir y conservar la autorización otorgada de manera libre, previa, expresa, voluntaria y debidamente informada del Titular del Dato; la cual además, podrá ser objeto de consulta posterior.

 

En caso de que la finalidad del dato sufra algún cambio, BeMarketing S.A.S. informará al Titular y solicitará nuevamente su autorización.

 

Los datos mínimos que requiere tratar BeMarketing S.A.S. para el desarrollo de su objeto social son los siguientes:

 

–       Nombres y apellidos del Titular

–       Documento de identificación

–       Dirección

–       Números telefónicos

–       Correo electrónico

 

El Titular manifiesta mediante su autorización, conocer la información que se recolecta, la finalidad de su tratamiento, el procedimiento para ejercer sus derechos, el canal de atención que hemos designado para conocer, consultar, modificar, corregir o suprimir sus datos conforme a las disposiciones legales y a lo establecido en el presente Manual.

 

BeMarketing S.A.S. dispondrá de las medidas necesarias para conservar y garantizar el registro de la forma y tiempo en que se obtuvo la autorización del Titular del Dato.

 

5.1. Casos en que no se requiere autorización

La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes casos:

 

–       Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

–       Datos de naturaleza pública

–       Casos de urgencia médica o sanitaria

–       Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos

–       Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

5.2.       Revocatoria De La Autorización

El Titular podrá en cualquier momento, revocar total o parcialmente el consentimiento otorgado a BeMarketing S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no lo impida disposición legal.

 

La solicitud de revocatoria deberá seguir los requisitos exigidos para PQRS contenidos en el artículo 9.1 del presente Manual, especificando si la revocatoria de su autorización es parcial o total e indicando el motivo de su inconformidad.

 

Artículo 6. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

 

Conforme a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, BeMarketing S.A.S. gestionará las autorizaciones de cada Titular registrado en sus bases de datos, con el fin de informarle sus derechos y darle a conocer el presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales. Para los casos en que sea imposible solicitar el consentimiento firmado, BeMarketing S.A.S. hará uso de mecanismos alternos tales como información a través de correo electrónico y publicación en su sitio web (art. 10 numeral 3 Decreto 1377 de 2013), a fin de que los Titulares puedan hacer ejercicio de su derecho a ser informados y su derecho a conocer, consultar, modificar, corregir o suprimir la información concerniente a sus datos personales.

 

CAPÍTULO III. DERECHOS DE TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

Artículo 7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

BeMarketing S.A.S. garantiza la protección de los derechos del Titular del Dato, contemplados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

 

7.1. Derechos Del Titular Del Dato

 

–      Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

 

–      Solicitar prueba de la autorización otorgada.

 

–      Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le dará a sus datos personales.

 

–      Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.

 

–      Solicitar la supresión de los datos personales.

 

–      Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

–      Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos, cuando BeMarketing S.A.S., en el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

–      Consultar de forma gratuita sus datos personales, cada vez que lo requiera o cuando existan modificaciones en el Manual de Políticas y Procedimientos Para El Tratamiento de Datos Personales.

 

7.2. Derechos de los Niños y Adolescentes

Esta Política de Tratamiento de Datos, asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños y adolescentes.

 

BeMarketing S.A.S. no realizará tratamiento de Datos Personales de menores de edad, excepto aquellos datos que sean de naturaleza pública, caso en el que según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere de autorización del titular:

 

–       Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

–       Datos de naturaleza pública.

 

–       Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

–       Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 

–       Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

–       Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la mencionada ley.

 

–       Responder y respetar el interés superior de los menores.

 

–       Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

 

7.3. Personas Autenticadas para Ejercer los Derechos del Titular

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

–       Por el Titular.

 

–       Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

–       Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

–       Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Artículo 8. DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

 

En concordancia con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, BeMarketing S.A.S. cumple con los siguientes deberes al momento de solicitar la autorización al Titular de los datos personales:

 

–         Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data: conocer, actualizar, corregir o suprimir sus datos personales (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, desarrollado por la Ley 1266 de 2008.)

 

–         Informar al Titular en forma expresa y clara la finalidad por la cual se realiza el tratamiento de sus datos personales; los derechos que le asisten como titular y la identificación del Responsable del Tratamiento.

 

–         Conservar la prueba de la autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de sus datos personales, teniéndola a disposición del titular para cuando este la solicite.

 

–         Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

–         Actualizar la información e informar de ello al Encargado del Tratamiento.

 

–         Rectificar la información y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

 

–         Suministrar al Encargado del Tratamiento la información autorizada.

 

–         Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto de las normas sobre datos personales para garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

–         Tramitar las consultas y reclamos del Titular sobre el tratamiento de datos personales.

 

–         Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de las normas de datos personales.

 

–         Poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización.

 

–         Responder los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio mediante una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información; una descripción de las finalidades para las cuales es recolectada la información y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos.

 

–         Designar el área encargada de asumir la función de protección de datos personales.

 

–         Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

–         Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CAPÍTULO IV. MECANISMOS Y TÉRMINOS DE PROCEDIMIENTOS

 

Artículo 9. MECANISMOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DEL TITULAR

PQRS: Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias

 

BeMarketing S.A.S. garantiza a sus Titulares el acceso a sus datos personales objeto de tratamiento, para lo cual podrá hacer uso de Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias.

 

Pregunta o Petición: el Titular podrá solicitar información sobre sus propios datos personales, objeto de tratamiento por parte de BeMarketing S.A.S.

 

Queja: el Titular podrá manifestar su insatisfacción ante alguna conducta, acción u omisión por parte de alguno de los empleados de BeMarketing S.A.S., con relación al Tratamiento de sus datos personales.

 

Reclamo: el Titular podrá expresar a BeMarketing S.A.S. su inconformidad referente a la prestación indebida de sus servicios con relación al Tratamiento de sus datos personales.

 

Sugerencia: BeMarketing S.A.S. recibe las recomendaciones que el Titular considere pertinentes, a fin de mejorar su servicio con relación al Tratamiento de sus datos personales.

 

9.1. Requerimientos para el Ejercicio de los Derechos del Titular

 

– La petición o pregunta, queja, reclamo o sugerencia deberá hacer uso del canal de atención designado:

 operativo@bemarketing.com.co

 

–       La solicitud deberá contener:

 

ž   Nombre y apellidos completos del Titular del Dato.

ž   Tipo y número de identificación del Titular del Dato.

ž   Descripción de la petición o pregunta, queja, reclamo o sugerencia.

ž   Dirección de residencia.

ž   Correo electrónico. ž    Teléfono de contacto.

 

–       El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

Artículo 10. TÉRMINOS DE PROCEDIMIENTOS

(Art. 14 Ley 1581 de 2012)

 

10.1. Términos Para Responder Preguntas o Peticiones

 

–       La pregunta/petición será atendida en máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

 

–       Si no es posible darle respuesta en este lapso de tiempo, se informará al titular del dato antes del vencimiento de los diez (10) días, explicando los motivos de la demora, indicando la fecha prevista para la respuesta y dando solución en un término no superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

10.2. Términos Para Resolver Los Reclamos

 

–         El reclamo deberá atender los requisitos generales citados en el presente Manual de Políticas y Procedimientos Para El Tratamiento de Datos Personales, artículo 9.1.

 

–         El reclamo deberá incluir la descripción de los hechos que lo ocasionan, fecha y lugar y dirección donde ocurrieron los hechos, anexando los documentos que se quieran hacer valer.

 

–         En el caso de que el reclamo resulte incompleto, BeMarketing S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su reclamo.

 

–         El reclamo será atendido en un período no superior a los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.

 

–         Cuando no fuere posible atender el reclamo en este lapso de tiempo, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días hábiles, explicando los motivos de la demora, indicando fecha prevista para la respuesta y dando solución en un término no superior a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

10.3. Términos Para Corrección, Actualización O Supresión De Datos

 

–         La solicitud de corrección, actualización y/o supresión de Datos Personales, deberá atender los requisitos generales citados en el presente Manual de Políticas y Procedimientos Para El Tratamiento de Datos Personales, numeral 9.1.

 

–         No habrá lugar a la supresión parcial o total de datos, en vigencia de un deber legal o contractual con el Titular del Dato; cuando con ello se obstaculicen actuaciones judiciales, administrativas, fiscales, o que guarden relación con investigación y persecución de delitos, o cuando sean necesarios para la protección de intereses jurídicamente tutelados del Titular del Dato; para realizar acción de interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

–         La solicitud de corrección, actualización y/o supresión de Datos Personales tendrá respuesta en un término no superior a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción de la solicitud.

 

–         Cuando no fuere posible atender el reclamo en este lapso de tiempo, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días hábiles, explicando los motivos de la demora, indicando fecha prevista para la respuesta y dando solución en un término no superior a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Artículo 11.REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

 

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de pregunta o reclamo ante BeMarketing S.A.S.

 

CAPÍTULO V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Artículo 12. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

La autorización del Titular del Dato, permitirá a BeMarketing S.A.S. recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir con los siguientes fines citados a continuación:

 

12.1. Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos

  1. a) Celebración y ejecución de contratos suscritos por BeMarketing S.A.S.;
  2. b) Permitir la participación del Titular del Dato en actividades de mercadeo y promocionales, y las diversas actividades y eventos realizados u operados por

BeMarketing S.A.S.;

  1. c) Cumplimiento de obligaciones contractuales;
  2. d) Evaluación de la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos;
  3. e) Soporte en procesos de auditoria externa/interna;
  4. f) Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente;
  5. g) Registro de la información de los candidatos, contratistas, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de BeMarketing S.A.S.;
  6. h) Contacto con los candidatos, contratistas, clientes, empleados y proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional a que tenga lugar;
  7. i) Con propósitos de seguridad o prevención de fraude;
  8. j) Para proporcionarle un efectivo servicio a los clientes;
  9. k) Dar respuesta a preguntas, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias realizadas por el Titular del Dato;
  10. l) Envío de información de interés general;
  11. m) Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  12. n) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y en los casos en que obligue la ley;
  13. o) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del objeto social de BeMarketing S.A.S.

12.2. Finalidades Para el Tratamiento de Datos de Proveedores

El tratamiento de los datos personales proporcionados por los Proveedores de BeMarketing S.A.S., tendrán la siguiente finalidad:

  1. a) Para invitarlos a participar en procesos de selección y conocer sus propuestas comerciales;
  2. b) Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
  3. c) Para hacer el registro en los sistemas de BeMarketing S.A.S.: área contable, registro de proveedores, autorización de medios de pagos, otros requeridos en el desarrollo del objeto social de BeMarketing S.A.S.;
  4. d) Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;
  5. e) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y en los casos en que obligue la ley.

12.3. Finalidades Para el Tratamiento de Datos de Clientes

El tratamiento de los datos personales proporcionados por los Clientes de BeMarketing S.A.S., tendrán la siguiente finalidad:

  1. a) Registro e identificación de Clientes;
  2. b) Actualización de datos entregados por el Titular;
  3. c) Para cumplir las obligaciones contraídas por BeMarketing S.A.S.;
  4. d) Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por BeMarketing S.A.S.;
  5. e) Enviar información sobre eventos relacionados con nuestro objeto social;
  6. f) Para el fortalecimiento de las relaciones con nuestros Clientes mediante el envío de información relevante para sus intereses;
  7. g) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y en los casos en que obligue la ley.

12.4. Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos de Empleados

El tratamiento de los datos personales proporcionados por los Empleados de BeMarketing S.A.S. tendrá la siguiente finalidad:

  1. a) Realización del proceso de selección de personal;
  2. b) Establecer una relación contractual;
  3. c) Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral;
  4. d) Efectuar los procesos de pago derivados de la ejecución del contrato laboral y/o su terminación, de acuerdo a la ley aplicable;
  5. e) Registrar los medios de pago autorizados por el empleado;
  6. f) Desarrollar las actividades propias de la gestión del talento humano;
  7. g) Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  8. h) Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual;
  9. i) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y en los casos en que obligue la ley.

12.5. Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos de Logísticos y Comerciales

El tratamiento de los datos personales proporcionados por los Logísticos y Comerciales de

BeMarketing S.A.S. tendrá la siguiente finalidad:

  1. a) Para invitarlos a participar en procesos de selección y conocer sus propuestas comerciales;
  2. b) Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
  3. c) Para hacer el registro en los sistemas de BeMarketing S.A.S.: área contable, autorización de medios de pagos, otros requeridos en el desarrollo del objeto social de BeMarketing S.A.S.;
  4. d) Establecer una relación contractual;
  5. e) Efectuar los procesos de pago derivados de la ejecución de la relación contractual y/o su terminación, de acuerdo a la ley aplicable;
  6. f) Registrar los medios de pago autorizados por el logístico y el comercial;
  7. g) Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual;
  8. h) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y en los casos en que obligue la ley.

12.6. Finalidades Generales Para el Tratamiento de Datos de Socios y Junta Directiva

El tratamiento de los datos personales proporcionados por los Socios y Junta Directiva de BeMarketing S.A.S., tendrán la siguiente finalidad:

 

  1. a) Para el reconocimiento de sus derechos y funciones como socios y miembros de junta directiva;
  2. b) Para la difusión de información relacionada con BeMarketing S.A.S.;
  3. c) Para la citación a reuniones, encuentros y compromisos concernientes a sus funciones;
  4. d) Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de su vínculo con BeMarketing S.A.S.;
  5. e) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y en los casos en que obligue la ley.

Los Datos Personales recolectados serán usados única y estrictamente bajo las finalidades señaladas. Esta información no será vendida, cedida, transmitida o divulgada fuera de BeMarketing S.A.S., salvo que:

 

ž  Se cuente con autorización expresa y escrita del Titular del Dato.

ž  En casos requeridos o permitidos por la ley.

 

CAPÍTULO VI. AVISO DE PRIVACIDAD

(Art. 14 Decreto 1377 de 2013)

 

Artículo 13. AVISO DE PRIVACIDAD

 

BeMarketing S.A.S. informará por medio de un Aviso de Privacidad, a los Titulares de los Datos, sobre la existencia de sus políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna. Sin embargo, siempre será deber de BeMarketing S.A.S., informar sobre la finalidad y el tratamiento de los Datos Personales al momento de su recolección.

 

El Aviso de Privacidad, mediante el cual se informará sobre las Políticas de Tratamiento de Datos a los Titulares de la información, será el siguiente:

 

“BeMarketing S.A.S., en desarrollo de su objeto social requiere recolectar, almacenar y tratar Datos Personales. Por tal motivo y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se permite informarle que:

  1. Se requiere de su autorización previa, expresa y voluntaria para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  2. El Tratamiento consiste en recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, actualizar y transmitir sus Datos Personales.
  3. Bajo ninguna circunstancia y por ningún motivo BeMarketing S.A.S. comercializará la información contenida en sus Bases de Datos.
  4. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, modificar, rectificar y suprimir la información concerniente a sus datos personales.
  5. Usted podrá negarse a entregar información relacionada con datos sensibles o que vinculen a niños y adolescentes.
  6. Usted podrá Consultar el Manual de Políticas y Procedimientos Para El Tratamiento de Datos Personales, solicitándolo directamente a BeMarketing

S.A.S. o visitando el sitio web www.bemarketing.com.co

  1. De acuerdo al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, BeMarketing S.A.S. queda autorizado de manera expresa e inequívoca para conservar su información, a no ser que Usted manifieste lo contrario de manera directa, expresa e inequívoca dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al recibo de la presente comunicación, informándolo al correo electrónico: operativo@bemarketing.com.co; sin embargo, usted podrá revocar esta autorización en el momento en que considere oportuno, manifestando su voluntad al mismo correo electrónico.”

CAPÍTULO VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, MODIFICACIÓN A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS, Y VIGENCIA

 

Artículo 14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

BeMarketing S.A.S. en cumplimiento del Principio de Seguridad y en su compromiso por efectuar un correcto uso y Tratamiento de los Datos Personales, brindará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para evitar la pérdida, vulneración, modificación, divulgación, consulta, uso o acceso de los datos personales a terceros no autorizados.

 

Los colaboradores de BeMarketing S.A.S. se encuentran plenamente comprometidos con el respeto por la confidencialidad y correcta manipulación de las bases de Datos, atendiendo su deber legal y los lineamientos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementan. Es el deber legal de BeMarketing S.A.S., disponer de los medios adecuados para este fin.

 

Artículo 15. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

BeMarketing S.A.S. se reserva el derecho de modificar en cualquier momento, de manera unilateral, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

Toda modificación será publicada y/o comunicada a los Titulares, conservando las versiones anteriores de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

 

El silencio de los Titulares después de la publicación de las modificaciones, será considerado como plena aceptación de las nuevas políticas.

 

Artículo 16. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 

Tal y como se aclara en el Capítulo V de Finalidad del Tratamiento, la aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales por parte del Titular del Dato, autoriza plenamente a BeMarketing S.A.S. para el suministro de información contenida en los datos provistos por el Titular, en casos en que la Ley así lo indique, a entidades administrativas y judiciales o ante solicitud de entes estatales en ejercicio de sus funciones.

 

Igualmente, el Titular del Dato, acepta que sus Datos Personales sean vinculados en procesos de auditorías y/o revisorías internas o externas.

 

Artículo 17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir 01 de enero de 2018.